AENU reduzierte die IT-Onboarding-Zeit mit deeploi um 97 %

Übersicht

• AENU, ein Early-Stage Climate Impact VC, managte alle IT-Aufgaben intern – das führte zu erheblichen Zeitengpässen bei der Executive Assistant.

• Das Onboarding basierte auf Checklisten und Tabellen – inkonsistente Abläufe und hoher operativer Aufwand waren die Folge.

• Mit deeploi führte AENU Struktur ein, automatisierte IT-Prozesse und eliminierte manuelle Aufwände – für reibungsloses Wachstum ohne Zeitverlust.‍

IT-Challenge

Als VC-Fonds im Bereich Climate Tech wuchs AENU, während alle IT-Abläufe intern organisiert wurden. Catrin Schmidt, Executive Assistant, übernahm IT-Aufgaben zusätzlich zu Operations, HR und Office Management.

„Meine größte Herausforderung ist immer die Zeit. Ich habe so viele unterschiedliche Themen auf dem Tisch, dass ich ständig unter Zeitdruck stehe“, erklärt sie. Mit dem Teamwachstum von unter 10 auf 15 Personen wurden die manuellen Prozesse zunehmend aufwendiger. Sie nahmen viel Zeit in Anspruch, wiederholten sich häufig und lenkten von strategischen Themen ab.

Besonders das Onboarding war sehr zeitintensiv: Gerätebestellungen, Login-Erstellung, Rechteverwaltung – alles wurde über eine Mischung aus Notion-Seiten und Google Sheets organisiert, ohne automatisierte Erinnerungen.

Catrin berichtet: "Manchmal habe ich eine Stunde mit dem neuen Mitarbeitenden verbracht und alles auf dem Gerät erklärt – oder ich war mehrere Stunden mit dem IT-Onboarding beschäftigt."

Auch die Recherche zu Best Practices, Software-Auswahl, Hardware-Beschaffung oder Update-Zeitpunkten kostete wertvolle Zeit, die für wichtigere Aufgaben hätte genutzt werden können.

„Wir sind ein schlankes Team, und IT ist essenziell. Ich wollte einen Partner, der uns im Hintergrund unterstützt, damit ich mich auf andere Bereiche konzentrieren kann – ohne mir Gedanken um Geräte oder Zugriffsrechte machen zu müssen“, sagt Catrin.‍

Lösung mit deeploi

Die Zusammenarbeit fokussierte sich auf die Vereinfachung der IT durch:

Automatisiertes Onboarding über HRIS-Integration. Mitarbeitendenprofile, die in Personio erstellt werden, lösen automatisch das IT-Setup aus. deeploi übernimmt den Rest: Zugriff einrichten, Tools bereitstellen – ganz ohne manuelle Schritte. "deeploi hat mir geholfen, eine Struktur zu schaffen, der ich bei jedem Mitarbeitenden folgen kann. Das ist eine riesige Hilfe", sagt Catrin.

Rollenbasierte Software-Bundles. Jede Person im Team erhält genau die Tools und Zugänge, die zur jeweiligen Rolle passen. "Es ist strukturiert, transparent und hat uns geholfen, klarer zu definieren, wer was braucht."

Vorkonfigurierte Geräteauslieferung. Fertig eingerichtete Laptops werden direkt an Teammitglieder verschickt – ohne manuellen Konfigurationsaufwand.

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Cloud2Cloud-Backup. AENU ersetzte einen separaten Backup-Anbieter durch die integrierte Lösung von deeploi – für einfacheres Management und bessere Übersicht.

Zuverlässiger Support. Das deeploi-Team reagiert innerhalb von 12 Minuten und löst Probleme schnell und konsistent – ohne interne Eskalationen. "Die IT-Prozesse laufen bei euch. Ich bin gar nicht involviert – und es funktioniert einfach."

Ergebnis

Nach sechs Monaten Zusammenarbeit mit deeploi hat AENU spürbare und entlastende Verbesserungen erzielt:

• Onboarding-Zeit um bis zu 97% reduziert – von 2 bis 3 Stunden auf nur 5 Minuten pro neuer Person. "Jetzt bleibt nur noch ein kleiner Teil der Arbeit bei mir. Der Rest läuft komplett bei euch."

• Standardisiertes, automatisiertes und professionelles Onboarding aller Teammitglieder durch strukturierte Abläufe und klare, rollenbasierte Software-Bundles.

• IT-Dienstleistungen konsolidiert – das Cloud2Cloud-Backup wurde auf deeplois zentrale Plattform migriert, wodurch mehrere Anbieter überflüssig wurden.

• Mehr Gelassenheit und Entlastung im Alltag durch verlässlichen Support, strukturierte Prozesse und schnelle Lösungen.

• Zeitgewinn für strategische Aufgaben – Catrin kann sich auf wichtigere Themen konzentrieren, statt auf manuelle IT-Arbeit.

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Über AENU

AENU ist ein in Berlin ansässiger Early-Stage VC-Fonds, der in europäische Climate-Tech-Startups investiert. Der Fokus liegt auf Dekarbonisierung, Energiewandel und systemischem Impact.